Većina poduzetnika tijekom obavljanja svoje djelatnosti mora ponekad otići na neki službeni put, ili obaviti posao izvan svojih poslovnih prostorija. Troškove koji pri tome nastaju ispravno možete pribrojiti svojim izdacima samo putem putnih naloga i evidencija loko vožnji.
Ove evidencije morate sami voditi i tek nakon toga ih poslati svome knjigovođi, pa ću vas danas nastojati upoznati s ovom tematikom. Već sad kao da čujem veliki dio čitatelja sa prigovorom: ‘Kako moram ja, zašto plaćam knjigovođu?!’ Odgovor u nastavku.
Kada putni nalog, a kada loko vožnja?
Prvenstveno, da objasnimo kada se koji od ova dva dokumenta upotrebljava: evidenciju loko vožnje radite za udaljenosti od sjedišta poduzeća ili obrta kraće od 35 km, koje ste vi ili zaposlenici prešli unutar uobičajenog radnog vremena, pa nije bilo potrebno obračunavati dnevnice. Ta se evidencija sastoji od broja kilometara, a po svakom je prijeđenom kilometru dopušteno bezporezno isplatiti po dvije kune. Kratko navodite i svrhu putovanja.
Putni nalog se sastoji od dva dijela: naloga koji poslodavac daje djelatniku, te obračuna i izvještaja koji djelatnik podnosi kada se vrati s puta. U prvom dijelu poslodavac opisuje gdje šalje djelatnika, kojim prijevoznim sredstvom, i s kojom svrhom. Ako mu daje akontaciju, to navodi ovdje. U obračunu radnik opisuje koliko je vremena potrošio na putovanje, koliku je razdaljinu prešao, kako je putovao, te koliko je drugih troškova imao.
Broj sati i odredište odredit će visinu dnevnice, jer nisu isti iznosi za putovanja u državi ili izvan nje. Prijeđeni kilometri nadoknađuju se kao što je i prethodno navedeno, ukoliko je zaposlenik koristio svoje vozilo i naveo stanje kilometar sata na početku i kraju putovanja. Ostali troškovi moraju biti potkrijepljeni prilozima uz putni nalog.
Obračun koji je zaposlenik podnio, poslodavac obavezno mora pregledati i odobriti.
Mislim da je sasvim jasno da niz navedenih stvari knjigovođa jednostavno ne može znati, a još manje može pisati izvješće o službenom putovanju koje je obavezno predočiti svakoj kontroli.
Druga je stvar ispunjavanje obrazaca, ali to je ionako tajnički posao, a ne računovodstveni, pa ga eventualno dogovarajte s njime.
Kada može neoporezivo?
Specifično je za putne naloge da su neoporezive isplate po njima moguće samo za zaposlenike i obrtnika osobno, ali da primjerice osnivaču ili direktoru poduzeća koji nije u njemu zaposlen nisu. Ako bi taj želio da mu poduzeće nadoknadi putne troškove, to bi se moralo učiniti putem obračuna drugog dohotka i istovremeno plaćanje poreza i doprinosa. Kad znate da vas to košta dodatnih 92%, možda odustanete… Isto je pravilo i prema svim ostalim trećim osobama.
Putnim nalozima poduzetnici često pristupaju previše neozbiljno i ‘štancaju’ ih do iznosa koji im je potrebno isplatiti. Ako ih knjigovođa ne upozori na razne formalne nedostatke kao što su svi potpisi i pečati, a troškovi budu nerealno prikazani i bez stvarnih priloga (primjerice: računi cestarina, ispisi korištenja ENC uređaja i sl.) porezne kontrole će ih osporiti, a odgovorne osobe kazniti. Smanjenje troškova uzrokovat će veći iznos poreza na dobit, kamatu itd…
O putnim je nalozima potrebno voditi i evidenciju u knjizi putnih naloga, a od početka 2014. godine po isteku svakog mjeseca potrebno je o svim obračunatim putnim nalozima obavijestiti poreznu upravu putem JOPPD obrasca, te kroz šifre prijaviti za svakog djelatnika iznose i načine isplate.
Tako porezne vlasti imaju ažurne podatke o svakoj osobi: o svim primicima koje je imao, pa čak i ovim neoporezivim, a poduzetnik više ne može izračunati poslovni rezultat, pa onda dodati putne naloge da ga učini prihvatljivijim.
Znam da to vama nije nikada ni palo na pamet, pa oprostite što i spominjem!
Sretno!
Tekst sam napisala za Tjednik Ri-Telefax Burza i objavljen je dana 16.10.2014., te na stranici http://burza.com.hr/ u rubrici PODUZETNIK 21.10.2014.
